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ORGANIZACIÓN
Un trabajo de proyecto requiere una organización
específica y un esfuerzo específico para lograr que esa organización funcione.
Especificar la organización, requiere: definir quiénes
son los participantes y qué papel juegan a lo largo del proceso. Hay que
definir cuál es el grupo que gobierna el proyecto, quién será el dirigente superior
o principal de proyecto (un cargo electo, normalmente, o en algún caso, un
externo relevante) quién será el gerente del proyecto responsable de que el
trabajo vaya progresando y, si el trabajo debe dividirse en subproyectos, el
gerente y el grupo responsable de cada uno de los mismos.
El Grupo de Gobierno del proyecto decide y ordena el
comienzo del proyecto, evalúa el proyecto globalmente y decide todas las
cuestiones que se refieren a los límites del proyecto, y decide sobre la
terminación del proyecto. El Grupo de Gobierno vendrá apoyado por un gerente o
coordinador del proyecto y los analistas y técnicos necesarios.
El grupo de proyecto se organizará en los subgrupos
necesarios, en función de la división del trabajo que la red del proyecto
prevea, en orden a despejar las incertidumbres y conflictos. Normalmente, habrá
que prever el sistema de trabajo en subgrupos y en plenario del grupo de
proyecto, y, como ya hemos indicado más arriba, la posibilidad de que la
organización varíe al pasar de una fase de vida del proyecto a otra.
Si se deseara formalizar jurídicamente el funcionamiento de los grupos de proyecto estratégico, puede tenerse en cuenta el Capítulo II, Sección 3 "De los Örganos Colegiados de las distintas administraciones públicas" de la Ley 40/2015 de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. En la estructura de órganos de una institución local, estos grupos podrían tener la consideración de subcomisiones de
trabajo de la Junta de Gobierno. En cualquier caso, las decisiones que
requieran acuerdo de Pleno, deberán pasar por la correspondiente comisión
informativa previa.
En la formalización que se realizara habría que prever el
papel de los cargos electos, representantes, técnicos internos y externos y
analistas, junto al tipo de reuniones y sesiones a celebrar.
Para lograr que esta organización funcione es
especialmente importante:
p tanto los
esfuerzos para lograr el aprendizaje conjunto, la comunicación y el trabajo
colectivo;
p
como
un buen sistema de información, bajo la responsabilidad de personas de
enlace que asegure que todos los participantes conocen la marcha de los trabajos
y la "vida" del proyecto, en el que habría que destacar un buen sistema
de actas de reuniones.
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Leer + en este blog y en PROYECTOS ESTRATEGICOS:UNA INNOVACION POLITICA Y ADINISTRATIVAMENTE ÚTIL, Cuaderno de Trabajo para Cargos Públicos y sus Asesores, n.6.
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