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UN BUEN COMIENZO CON EL TRABAJO POR PROYECTOS
Cuando
los miembros de lo que puede llegar a ser un equipo de dirección, están
llegando a conocer, comprender y diseñar su organización de un modo compartido,
pueden ir avanzando en coaligarse/dotarse de las reglas y sistemas de
gobierno/dirección.
El punto
de partida será algún tipo de estudio de organización del que han deducido
acordadamente la conveniencia de introducir algunos cambios. Estos cambios se
concretan en acciones en términos de: acciones de cambio en la estructura,
acciones de cambio/asignación de personas, acciones de rediseño de sistemas de
gobierno/dirección (presupuestos y programas anuales, plan cuatrienal,
proyectos y plan estratégico, plan de recursos humanos, planes de marketing…),
acciones de entrenamiento de nuevos comportamientos.
Los
entrenamientos en nuevos comportamientos para dirigir, van orientados a mejorar
las coaliciones que dan fuerza de influir y pautadas por los eventos
(decisiones y acciones) enmarcados en las reglas/sistemas de gobierno-dirección
que se vayan constituyendo.
Todo ello
va a venir facilitado si los actores de la situación que van a entrenarse en
los nuevos comportamientos se sensibilizan
y adquieren una cierta formación en la gestión del trabajo por proyectos, que
quizá podría llevarse a cabo al mismo tiempo que el estudio de organización.
EL TRABAJO POR PROYECTOS
Un enfoque de la dirección
política
El trabajo que ha de asumir un director
político para alcanzar las metas que se
plantea va a tener lugar en un entorno estresante. Se le va a pedir
hacer más con menos, responder a múltiples demandas sobre su tiempo y su
energía y afrontar cuestiones de las que se cuenta con pocos precedentes. Este
trabajo político/técnico no se puede organizar como un trabajo administrativo
con sus procesos regulares permanentes. El trabajo político/técnico, pretende
unas metas que con frecuencia no están explicitadas, pero que más o menos
vagamente se pretenden alcanzar, está formado por tareas interrelacionadas que
asumen personas no tan interrelacionadas, tiene una duración limitada y con
frecuencia es único, no repetitivo.
Para trabajos de naturaleza
similar, se inventó el trabajo por proyectos, que se inicia en las oficinas
técnicas, pero que ahora es un modo de organizar el trabajo reconocido en el
sector público. En los ámbitos de gobierno y políticos, el proyecto estratégico
es reconocido como base de aprendizaje y creación de capacidad para la
dirección estratégica. A un director político le conviene dominar el trabajo
por proyectos, para no dejarse arrastrar por su trabajo y resultar
productivo.
La aplicación de este método de
trabajo parte de una definición de la meta o producto a lograr. Definir la meta
es la parte crucial de una dirección de proyectos ya que la orientación de todo
el trabajo parte de él. Sin poder orientar el trabajo a la consecución de la
meta no hay ninguna garantía de que estamos haciendo el trabajo adecuado ni de
que con el trabajo que hacemos estamos progresando hacia la meta. Esto explica
por qué muchas veces en este campo se lleva a cabo una actividad frenética o a
veces se cae en la apatía.
Un proyecto parte, pues, de definir
una meta final y de descomponer esa meta en otras metas intermedias, y diseñar
las tareas que van sirviendo para ir
cubriendo las metas intermedias y con ellas la final. Sin esta disciplina un
resultado final que depende de muchas actividades puede convertirse en un
trabajo sin rumbo. Todos los proyectos tienen un ciclo de vida que puede
pautarse en siete fases, con diferente contenido y dimensión en cada proyecto:
- Definición del proyecto.
- Plan del proyecto
- Puesta en práctica.
- Monitorización
- Ajustes
- Evaluación
- Finalización.
Antes de poner en marcha un
proyecto es bueno hacerse las siguientes preguntas para hacerse una visión
general:
- ¿Cuál es la meta?
- ¿Cuáles son los elementos más importantes?
- ¿Qué quiere la persona o personas que tienen la autoridad de encomendarnos el proyecto?
- ¿Qué recursos tenemos?
- ¿Cuándo deben completarse las tareas?
- ¿Cómo pilotamos el progreso del trabajo?
- ¿Cuánto podemos gastar?
- ¿Cómo sé que estoy en plazo?
- ¿Cómo mediremos el éxito?
Cuando el volumen de incertidumbres
y conflictos un comporta un proyecto, tanto en el acuerdo sobre sus metas, como
en las maneras de alcanzarlas, se requiere una metodología específica para
despejarlos, la metodología de los proyectos estratégicos. .
Algunas herramientas típicas de la
dirección de proyectos, pueden ser de utilidad para un director político: la estructura de división del trabajo, técnica
del promedio ponderado, hoja de
análisis de la tarea, gráfico de
Gantt. También existen programas de ordenador que permiten hacer este
seguimiento facilitando los cambios, el cálculo de los cuellos de botella y
simulando las consecuencias de cambiar plazos y recursos. Esto puede ser muy
útil cuando con unos mismos recursos hay que llevar a cabo un cierto número de
proyectos.
Como puede fácilmente deducirse un
proyecto no se encuentra en el camino. Lo que se puede encontrar más fácilmente
es un conjunto disperso de iniciativas de acción y unas metas que flotan en el
aire con poca definición. A este respecto, el trabajo de un asesor por
convertir la actividad política de su barrio en un proyecto o conjunto de
proyectos, más o menos relacionados es una excelente contribución a la eficacia
de ese trabajo. Y eso es así, aunque, en un principio, las definiciones de
metas y tareas puedan ser poco precisas. Cualquier definición que pueda servir
de soporte para la clarificación y debate con los concejales, los ciudadanos y
los técnicos implicados, es un paso positivo que tras sucesivas correcciones y
ediciones, con eventuales operaciones adicionales de planificación, puede dar lugar a un
proyecto práctico. En todo caso, el
director político debería velar por conseguir que todas las iniciativas
municipales que tengan lugar en su ámbito respondan al logro de ciertas metas
políticas y un instrumento privilegiado para esto se encuentra en el trabajo
por proyectos y una buena dirección de proyectos.
El director político, con la ayuda
eventual de asesores y directores correspondientes, deberá ser capaz de reunir
un grupo de proyecto – poniendo a su frente un jefe de proyecto, que estará
formado por personas de diferentes visiones entre los cuales habrá que lograr
acuerdos para sacar adelante el proyecto. Será oportuno que logre de entrada un
cierto pacto con respecto a los comportamientos a observar entre los miembros
del grupo, como: compartir información, respectarse unos a otros, escuchar
bien, ser optimista, promover una mutua comprensión de las opiniones, ser
pacientes, pensar fuera del estricto rol de cada uno, hablar uno cada vez,
tener buen humor, ver con visión clara.
A todo ello, y al éxito del
proyecto, junto a una clara especificación de las metas a alcanzar, previa o
después de sucesivas correcciones, y de una cuidadosa documentación,
contribuirán la capacidad del jefe del
proyecto de conseguir un buen funcionamiento del grupo de trabajo, una buena
planificación de las reuniones, la previsión de perturbaciones a tiempo, y las
capacidades de solución de los conflictos que naturalmente surgirán por medio
de la negociación y el consenso. También ayuda que quede claro cuál será la
terminación del proyecto, cómo se
evaluará y, eventualmente, se celebrará.
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Leer +en otras entradas de este mismo blog y en www.marcoslekuona.net/eventos
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En la Jornada PRACTICAS DE GOBERNANZA EFICAZ se trata y se proporciona documentación sobre cómo ir aprendiendo a coaligarse/dotarse de reglas y sistemas de gobierno y dirección.
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